外贸新人必读！外贸业务员的日常工作流程全梳理

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对于外贸新手来说，入行第一步要明确的就是自己的工作内容和工作流程，但是很少有新人进入工作岗位就知道先做什么后做什么，所以今天小编就从外贸的流程出发，对应着为大家梳理外贸业务员的日常工作流程。
    先说外贸的基本流程：报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、结汇。
    我们将其简单划分为询盘签单、通关运输、交单结汇三大部分，根据这三大部分我就可以将一个外贸业务员的日常工作流程根据外贸操作流程做如下梳理：
   

    一、询盘签单阶段
    1.客户询盘：收到新的询盘，对客户进行背景调查，及时与客户建立沟通，解决客户的问题和需求，对客户了解越多，成交的可能性就越有把握。
    2.报价：根据与客户沟通的内容，确定货物品名、生产厂家、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等，并通过Proforma Invoice给客户做正式报价。
    3.完成签单：双方沟通确认后，外贸业务员会收到客户正式的采购订单文件Purchase Order。
    4.确认交货期：订单确认后，业务员要及时告知工厂订单详情，并要求工厂安排生产计划，将生产计划和交货期同频给客户，保证双方信息同步。
    5.完成业务审批：业务员收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
    6.下达生产通知：
    业务员在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。
    如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证；如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账；如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。
   

    二、通关运输阶段
    1.验货：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间。
    2.准备文件：工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件。
    3.商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明产品的出口口岸和商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。
    4.租船订仓：
    （1）如果跟客人签定的合同是FOB条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。尽早与货代联系，在交货期两周前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
    （2）如果是由卖方支付运费，应尽早确认货运公司或船公司，开船前两周书面定仓。
    （3）如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。
    5.安排拖柜：
    （1）货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。给拖车公司发送以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。
    （2）给工厂发送装车资料，包括：上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
    （3）拿到准确货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。
    6.委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
    7.获得运输文件：最迟在开船后两天内，要将提单补料内容发送给船运公司或货运代理；督促船公司尽快出提单样板及运费帐单；及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。
    8.准备其他文件：包括商业发票、FORM A原产地证书、一般原产地证、装运通知及装箱单。
   

    三、交单结汇阶段
    1.交单：采用L/C收汇的，要在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。采用T/T收汇的，在取得提单后马上发送提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜，拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
    2.文件存档：所有的文件、L/C和议付文件进行留存一整套，以备日后查用。
    3.收集信息：收集运价变动、船期、航线等信息，为日后报价提供帮助。
    以上就是为大家整理出的外贸业务员的日常工作流程，可以说是将工作内容从头至尾全部覆盖了。不难发现，外贸业务员的日常工作内容其实是相当多的，但是在真实的职场内容中，并不是一个人做所有工作，更多的时候还是协同作战，此外工作也分阶段性，不同阶段做的工作其实并不一样，所以外贸新手大可不必担心。